Ein in letzter Minute geänderter Plan, eine vergessene kurzfristige Vertretung in Philia, eine nicht erfasste Fahrzeit: Für die Bereichsleiter der ADMR hat jeder Eingabefehler im Tool Auswirkungen auf die Bezahlung der Mitarbeiter und die Konformität der Sozialerklärungen. Die Software Philia ADMR zentralisiert die Verwaltung von Einsätzen zu Hause, aber ihre Logik der kontinuierlichen Aktualisierung steht im Konflikt mit der Verpflichtung, jedem Mitarbeiter einen schriftlichen Monatsplan zur Verfügung zu stellen.
Zu verstehen, wo die häufigsten Fehler liegen und vor allem, wie man sie entschärfen kann, erfordert eine methodische Handhabung des Tools.
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Nachverfolgbarkeit der Fahrzeiten in Philia ADMR: Eine Einstellung, die nicht vernachlässigt werden sollte
Haben Sie schon einmal bemerkt, dass ein Mitarbeiter eine Diskrepanz zwischen seinen angegebenen Kilometern und denen auf seiner Gehaltsabrechnung meldet? In den meisten Fällen liegt das Problem in der Einstellung des Plans, nicht im Feld.
Philia ADMR ermöglicht es, die Zeiten zwischen den Einsätzen und die gefahrenen Kilometer direkt aus dem Plan heraus nachzuvollziehen. Einige Verbände nutzen diese Funktion, um die Vergütung der Fahrzeiten abzusichern und mögliche URSSAF-Kontrollen vorwegzunehmen. Das Prinzip ist einfach: Jeder Einsatz wird durch die Adresse des Empfängers geolokalisiert, und das Tool berechnet die Fahrzeit zwischen zwei aufeinanderfolgenden Einsätzen.
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Die häufige Falle besteht darin, die Adresse des Empfängers mit dem tatsächlichen Einsatzort zu verwechseln. Ein Empfänger, der an einer Adresse wohnt, aber in einer externen Einrichtung betreut wird, führt zu einer falschen Fahrzeitberechnung. Die Korrektur erfolgt durch die systematische Überprüfung des Feldes “Einsatzort” bei jeder Erstellung oder Änderung einer Dienstleistung.
Ein Tutorial zur Nutzung von Philia ADMR beschreibt diese Kontrollpunkte und die Reflexe, die nach jeder Änderung des Plans zu beachten sind, im Detail.
Wochenverdopplung und kurzfristige Vertretungen: Der häufigste Planungsfehler
Die Wochenverdopplung ist die am häufigsten genutzte Funktion der Bereichsleiter, um Zeit zu sparen. Sie ist auch die erste Quelle dokumentierter Fehler in Philia.
Das typische Szenario: Sie duplizieren die aktuelle Woche, um die nächste vorzubereiten. Die Ursprungswoche enthielt eine kurzfristige Vertretung (ein eingesetzter Vertretungsmitarbeiter für zwei Tage). Die Verdopplung reproduziert diese Vertretung in der folgenden Woche ohne Warnung. Wenn niemand diese Zuweisung manuell entfernt, erscheint der Vertretungsmitarbeiter im Plan, obwohl er nicht mehr eingesetzt wird.
Die Folgen sind kaskadenartig:
- Der Empfänger erhält einen nicht vorgesehenen Mitarbeiter, oder es erscheint niemand, wenn der Vertretungsmitarbeiter nicht informiert wurde
- Die mobile Zeiterfassung des regulären Mitarbeiters steht im Konflikt mit der des Vertretungsmitarbeiters, was zu Abweichungen von mehr als dreißig Minuten zwischen Plan und Zeiterfassung führt
- Die Gehaltsabrechnung enthält Phantomstunden, die manuell korrigiert werden müssen
Die Lösung ist ein einfaches Ritual: Nach jeder Verdopplung die Einsätze nach dem Typ “Vertretung” filtern und überprüfen, ob jede kurzfristige Zuweisung gelöscht oder für den neuen Zeitraum bestätigt wurde.
Kontinuierliche Aktualisierung des Plans und Verpflichtung zu einem schriftlichen Monatsplan
Mehrere ADMR-Verbände haben die kontinuierliche Aktualisierung der Pläne in Philia übernommen, mit täglichen Anpassungen, die in der mobilen Anwendung der Mitarbeiter sichtbar sind. Diese Praxis reduziert die Nutzung von Papierplänen und erleichtert die Kommunikation.
Sie schafft jedoch auch eine Diskrepanz mit einer gesetzlichen Verpflichtung: Jeder Mitarbeiter muss einen schriftlichen Monatsplan erhalten, der in einem angemessenen Zeitraum vor Beginn des Monats kommuniziert wird. Der digital modifizierte Plan, der dreimal pro Woche aktualisiert wird, ersetzt dieses Dokument nicht.
Beide Ansätze in Philia vereinen
Die Lösung besteht in einer zweistufigen Organisation. Der Bereichsleiter erstellt einen festen monatlichen Referenzplan, der an den Mitarbeiter übermittelt wird (entweder als PDF-Export aus Philia oder durch Druck). Dieses Dokument bildet die vertragliche Grundlage.
Die späteren Änderungen im Tool werden nachverfolgt: Philia speichert eine Historie der Änderungen. Damit diese Nachverfolgbarkeit nutzbar ist, muss jede Änderung im Tool validiert werden (und nicht einfach als Entwurf gespeichert). Ein nicht validierter Plan in Philia erscheint nicht in der Historie, was jede nachträgliche Überprüfung erschwert.
Wöchentliche Kontrollpunkte zur Verlässlichkeit des Philia-Plans
Anstatt den gesamten Plan am Monatsende zu überprüfen (wenn die Korrekturen schwer nachzuvollziehen sind), begrenzt eine gezielte wöchentliche Kontrolle die Fehler, bevor sie sich ausbreiten.
Hier sind die Überprüfungen, die am Ende jeder Woche ritualisiert werden sollten:
- Vergleichen Sie die Abweichungen zwischen mobiler Zeiterfassung und geplantem Plan: Jede Abweichung von mehr als dreißig Minuten weist auf einen nicht aktualisierten Einsatz oder ein vergessenes Stempeln hin
- Filtern Sie die Einsätze vom Typ “Vertretung” für die nächste Woche und bestätigen oder löschen Sie jede temporäre Zuweisung
- Überprüfen Sie, dass jeder geänderte Einsatz den Status “validiert” und nicht “Entwurf” hat, um seine Nachverfolgbarkeit in der Historie zu gewährleisten
- Kontrollieren Sie die Adressen der Einsatzorte für die neuen Leistungen, die in der Woche hinzugefügt wurden
Dieses Ritual dauert am Ende der Woche nur wenige Minuten. Es vermeidet massive Korrekturen am Monatsende, wenn die Gehaltsabrechnung bereits in Bearbeitung ist.
Integrierte Nachrichtenfunktion und Kommunikation mit den Mitarbeitern
Philia integriert eine Nachrichtenfunktion, die es ermöglicht, die Mitarbeiter bei jeder Planänderung zu benachrichtigen. Diese Benachrichtigung für jede validierte Änderung zu aktivieren, stellt sicher, dass der Mitarbeiter die aktuelle Version in seiner mobilen Anwendung einsehen kann. Ohne Benachrichtigung arbeitet der Mitarbeiter mit der letzten Version, die er eingesehen hat, die mehrere Tage alt sein kann.
Die Kombination aus schriftlichem Monatsplan, validierten Aktualisierungen im Tool und systematischen Benachrichtigungen bildet die Grundlage für eine zuverlässige Planungsverwaltung in Philia ADMR. Die häufigsten Fehler (nicht gelöschte Verdopplungen, Verwechslung von Empfänger/Ort, nicht validierter Plan) haben alle einen gemeinsamen Nenner: Sie lassen sich im Vorfeld durch eine ritualisierte Kontrolle korrigieren, nicht im Nachhinein durch eine Gehaltsnachbearbeitung.